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Les possibilites d'utilisation, par les organisations internationales non gouvernementales, d'ordinateurs et de traitement electronique des donnees


Publié dans Associations Internationales, 1969, 6-7, pp. 329-333 [PDF version] [English version]


Préambule: Dans quelle mesure, sous quelles formes et à guel coût lea ordinateurs peuvent-ils aider les associations internationales dans la réalisai ion de leurs opérations administratives courantes, flans leurs travaux de documentation et d'études, ainsi que la composition d'ouvrages imprimés ?

Cette question a été examinée au cours de l'Assemblée générale de la Fédération des Associations Internationales établies en Belgique, qui s'est tenue sous la présidence du Vicomte van Zeeland, le 11 juin 1968.

Les délégués des quelque 350 associations internationales non gouvernementales, à qui la Belgique offre l'hospitalité, ont pu entendre les conclusions de l'étude approfondie que l'Union des Associations Internationales a effectuée de l'emploi de travail à façon par ordinateur pour ses propres besoins et des pos sibilités qui s'offrent actuellement en Belgique à cet égard. Trois spécialistes, respectivement de nationalité française, australienne et belge, y ont fait des exposés et répondu aux questions des dirigeants d'associations internationales.

Le présent rapport se divise en quatre parties :

  • a) composition, par le moyen d'ordinateurs, de textes d'ouvrages imprimés;.
  • b) stockage et utilisation des données pour des recherches et des études.
  • c) opérations administratives courantes.
  • d) passage des méthodes anciennes aux méthodes électroniques.

Composition par le moyen d'ordinateurs de textes d'ouvrages imprimés
Stockage et utilisation des données
Opérations administratives courantes des OING
Passage des méthodes anciennes aux méthodes électroniques

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Composition par le moyen d'ordinateurs de textes d'ouvrages imprimés

Il s'agit là d'un procédé par lequel le manuscrit est converti en caractères enregistrés par ordinateur. L'ordinateur compose le texte, justifie les lignes et produit les instructions nécessaires sur une bande de papier perforé qui peut être utilisée en vue d'actionner automatiquement certains types de ma chines à imprimer.

Pourquoi?

La composition par ordinateur peut s'avérer utile aux organisations internationales dans diverses circonstances. Les avantages de ce procédé sont les suivants :

  • réduction des frais de composition par suite du fait que :
  • le texte peut être frappé par du personnel moins qualifié et partant, à moindre frais;
  • les instructions quant à la justification et à la césure sont établies plus rapidement grâce à l'ordinateur;
  • il peut être réalisé une composition opti male permettant d'épargner jusqu'à 5 % d'espace par page.
  • rapidité de l'exécution de la composition des textes une fois les données enregis trées.
  • possibilité de choisir n'importe quel corps ou caractère d'imprimerie ou espacement sans devoir enregistrer à nouveau les don nées (possibilité valable pour la 1ère édi tion comme pour des éditions ultérieures ou d'autres ouvrages réalisés en partant des mêmes données).
  • il est aisé d'apporter des ajoutes ou des modifications aux ouvrages bibliographiques ou de références.
  • il est possible de préparer des ouvrages de références comprenant deux parties (par exemple la liste de personnes faisant partie des organisations et la liste de personnes par rapport aux organisations dont elles font partie), ceci en composant une des parties du texte seulement et en reclassant ensuite pour la seconde partie les données de façon automatique.
  • le texte peut être emmagasiné sous une forme compacte et à frais réduits.
  • la composition est toujours prête à l'impression cl ne se détériore pas comme il peut arriver à la composition en métal coulé.
  • la correction des épreuves nécessite moins de travail.
  • l'on atteint une souplesse considérable dans l'impression en sélectionnant, en vue de publications différentes, certaines parties du texte enregistré.
  • rapport possible avec les envois du volume, la facturation, les rappels et les opérations administratives.
  • le texte peut être analysé en vue de la préparation automatique d'index.

Fonctionnement pratique.

  • l'association internationale éditrice ou l'imprimeur indique sur le manuscrit dactylographié la dimension et la sorte de caractères, etc... de façon normale.
  • le texte est transmis au bureau du service d'ordinateurs où un opérateur redactylographie le texte au moyen de codes spéciaux indiquant chaque variation des dimensions et du choix du caractère, etc... sur une bande de papier perforé (ceci peut également se faire dans les bureaux de l'association internationale en une seule dactylographie directe. Dans ce cas la bande de papier perforé est transmise par la suite au service d'ordinateurs).
  • la bande perforée est lue par un ordinateur et emmagasinée. Elle peut par la suite être analysée en vue d'études, ou bien modifiée. Lorsqu'il s'agira de reproduire une partie du texte, l'ordinateur se chargera de le justifier en lignes d'impression et de préparer une épreuve.
  • le rédacteur corrige l'épreuve de façon normale. Les instructions relatives aux corrections sont préparées et incorporées par l'ordinateur de la même façon que précédemment. Cette opération peut être répétée si nécessaire.
  • l'ordinateur divise enfin le texte en pages, ajoute les titres et la numérotation des pages (il est possible de préparer automatiquement des index à ce stade). L'ordinateur prépare une bande de papier perforé qui commandera une linotype ou l'impression photographique.
  • les stades suivants relèvent des procédés courants d'imprimerie.

De la façon dont la composition automatique par ordinateur pourrait être utilisée par l'Union des Associations Internationales.

  • il serait possible de taire enregistrer par ordinateur des données qui pourraient être utilisées à volonté en vue de l'impression des ouvrages suivants : l'Annuaire des organisations internationales et ses suppléments trimestriels ( 1.000 pages), l'Annuaire bibliographique des comptes rendus des congrès internationaux et ses suppléments mensuels (800 pages), le Calendrier des congrès internationaux et ses suppléments mensuels (3.000 rubriques). Chacune de ces publications fait appel à des données communes à elle-même et aux autres; le changement de l'une de ces données, par exemple l'adresse ou la dénomination d'une organisation, doit se trouver reflété dans toutes ces publications.
  • le texte serait dactylographié sur bande de papier perforé (à une seule reprise) en les bureaux de PU.A.l. Cette bande serait traitée chaque mois par ordinateur en vue de préparer les instructions relatives aux divers suppléments. Ces instructions seraient traitées par l'imprimeur selon le procédé exposé cidessus.
  • en vue de la mise à jour de l'Annuaire des organisations internationales par exemple, il serait possible d'obtenir grâce à l'ordinateur des épreuves des rubriques concernant chaque organisation, telles qu'elles figurent à l'édition précédente, accompagnées de l'adresse exacte imprimée de telle sorte qu'elle puisse être lue par la fenêtre d'une enveloppe, envoyée à l'organisation intéressée.
  • lorsque toutes les modifications ont été enregistrées, il est possible de préparer automatiquement les index suivants : répartition géographique des sièges, index de mots clés, des dirigeants principaux, des sigles des organisations, mots clés français, etc.-
  • citons encore d'autres avantages tels que : la localisation rapide de toutes les données se rapportant à une organisation déterminée; la possibilité d'imprimer certaines parties sélectionnées de textes se rapportant par exemple aux consrès d'organisations médicales, des textes décrivant les organisations ayant trait à l'agriculture, des données bibliographiques relatives à l'industrie chimique, du répertoire des dirigeants d'organisations internationales, etc...; le collationnement et la publication d'informations pour lesquelles l'on estimait que les frais ou le coût de la main d'œuvre étaient trop élevés. On pourrait aussi prévoir la publication régulière parallèle à la sortie de presse de l'Annuaire, d'un volume rassemblant un ensemble de statistiques diverses sur les organisations internationales, leurs membres, leurs dirigeants, leur structure, leurs langues de travail, leurs budgets, leurs congrès et autres activités.

Exemples d'autres usages.

Parmi les principales applications possibles, notons la préparation d'ouvrages de références publiés à des intervalles réguliers et donnant des informations à jour, par exemple : Annuaires, encyclopédies, listes de membres, extraits et index, répertoires téléphoniques, bibliographies, etc... Le texte enregistré sur bande perforée peut servir de base à des travaux de recherches et d'études, présentant l'avantage considérable que ces études sont effectuées de façon rapide et que les données y contenues sont facilement tenues à jour. Dans un proche avenir il sera possible d'employer l'impression automatique par ordinateur pour des opérations uniques telles que comptes rendus de congrès, revues, livres, etc...

Quelques chiffres

  • la bande perforée originale est lue par l'ordinateur à raison de 500 à 1.000 caractères/sec. : l'opération se déroule à raison de 4,000 caractères par seconde.
  • l'ordinateur produit des épreuves à raison de 1.000 lignes à la minute.
  • des index alphabétiques portant sur 20.000 rubriques peuvent être produits en quelques heures au lieu de nécessiter des mois de travail.
  • la mise en page finale est une question d'heures plutôt qu'une question de mois (environ 30 à 50 secondes par page).

Frais

Il est difficile de donner une estimation de frais si ce n'est pour un problème bien déterminé. Dans le cas du problème de l'U.A.I exposé ci-dessus, il appert de la comparaison d'offres d'imprimeurs utilisant les procédés classiques avec l'offre d'un imprimeur ayant recours aux procédés d'impression automatique par ordinateur, que cette dernière offre est moins chère que certaines des offres basées sur les méthodes traditionnelles. Ceci sans même tenir compte des avantages résultant de la rapidité et de la possibilité de réaliser des publications spécialisées, des études, etc.,.

cute; de réaliser des publications spécialisées, des études, etc.,.


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