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Operations administratives courantes des OING


Les possibilités dutilisation, par les organisations internationales non gouvernementales, dordinateurs et de traitement électronique des données (Part #4)


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Chaque organisation internationale se trouve régulièrement confrontée avec un ou plusieurs des problèmes administratifs suivants :

  • adressage de lettres, enveloppes, etc.
  • abonnés,
  • envois publicitaires,
  • campagnes spéciales,
  • envois de questionnaires,
  • rappels de cotisation,
  • convocations, etc...
  • tenue à jour des listes de membres.
  • organisation de congrès (encaissement des droits, facturation, tenue à jour des listes de participants).
  • établissement d'étiquettes pour l'envoi de colis.
  • factures relatives aux commandes de publications :
  • réductions diverses, change, nombre d'exemplaires, taxes, disposition, etc.
  • reçus;
  • rappels de paiements;
  • comptes annuels et mensuels;
  • statistiques des effectifs, etc;

Pour une OING, ces problèmes se compliquent du fait de remploi de différentes langues.

Méthodes applicables aux problèmes administratifs

  • adressage et facturation manuelle à la machine à écrire.
  • système manuel des plaques adressographes et facturation à la machine à écrire.
  • système électrique d'adressographe et machines comptables.
  • mécanographie classique d'adressage et de facturation.
  • système mécanographique faisant appel aux ordinateurs.

Dans chacun des cas, il importe de déterminer dans quelle mesure il y a lieu d'acquérir ou de louer l'équipement nécessaire, ou de faire appel à un bureau spécialisé.

Exemple : la solution envisagée par l'U.A.I. pour résoudre ses problèmes administratifs.

L'U.A.I. se trouve confrontée avec la plupart des problèmes énumérés ci-dessus. Elle a recours pour l'instant à l'adressographe manuel et à la préparation à la machine à écrire de factures et rappels. Il est probable qu'au sein d'une organisation commerciale, ces problèmes se verraient groupés en plusieurs opérations majeures (pour chacune desquelles l'on établirait un "programme"). Chaque opération serait traitée séparément, l'une après l'autre. Ceci implique la préparation coûteuse des programmes respectifs et ensuite le réglage de la machine pour chaque opération différente. C'est là une façon fort dispendieuse d'utiliser une machine, qui ne se justifie que lorsque le temps de travail de la machine est beaucoup plus long que le temps de mise en marche pour ce travail. La solution consiste à effectuer en une seule opération tout adressage (publicité, abonnements, etc...) et toute facturation (y compris rappels, états mensuels, etc.,.). Ces travaux pourraient être effectuées une fois par mois par un service d'ordinateurs spécialisé, éventuellement avec l'aide d'un équipement mécanographique classique.

En détail, la solution envisagée permettrait d'effectuer les travaux suivants (en général, sur une base mensuelle) :

a. Adressage :

  • envoi de la revue (mensuelle),
  • envoi de la bibliographie courante (mensuelle).
  • envoi des suppléments trimestriels à l'Annuaire,
  • envois publicitaires,
  • questionnaires en vue de recherches et d'études,
  • rappel d'abonnement (annuel),
  • demandes d'information de données pour le Calendrier des congrès (annuel),
  • demandes d'information de données pour l'Annuaire des Organisations Internationales (tous les deux ans),
  • organisation de congrès (tous les trois ans),
  • avis de changement d'adresse (pour usage intérieur).

b. Facturation :

  • factures comportant les postes suivants (selon nécessité),
  • réductions diverses,
  • différentes langues,
  • différentes monnaies,
  • notes diverses (évitant l'envoi d'une lettre),
  • calcul de la taxe,
  • montant total en toutes lettres,
  • nombre voulu de copies supplémentaires,
  • autant de postes par facture que nécessaire.
  • rappels aux membres ou clients :
  • totalisation des factures non payées.
  • état des montants payés,
  • indication de premier, deuxième ou troisième rappel.
  • reçus.
  • rappels de cotisations.
  • paiement de droits d'inscription aux congrès.

c. Etiquettes :

  • pour chaque article mentionné sur la facture.
  • indiquant à l'emballeur la publication commandée.

d. Comptes :

  • total de factures, nombre et montant, par client ou par publication.
  • total des paiements, nombre et montant, par client ou par publication.
  • total des factures non payées, et montant, avec indication de la période depuis laquelle elles sont dues (1, 2, 3 mois).
  • total des frais postaux (publications, revues, publicité, autres).
  • total mensuel, trimestriel ou annuel pour chaque publication (nombre de commandes, montant, commission, etc...).

e. Statistiques :

  • comptage et analyse aisée du fichier d'adresses d'après l'une des 30 (ou davantage) combinaisons possibles des codes.

f . Liste des membres :

  • possibilité de produire à n'importe quel moment une liste à jour des membres.

A présent que l'étude initiale est réalisée, l'U.A.l. va entreprendre la spécification du programme.

Participation d'autres OING.

Dans le cas où d'autres organisations internationales souhaiteraient également utiliser un travail à façon par ordinateur pour leurs opérations administratives courantes, l'U.A.I. est prête à examiner le moyen de les faire bénéficier des études déjà réalisées et de celles qui restent à accomplir. Le programme déjà envisagé est assez général pour que d'autres organisations puissent y insérer leurs problèmes particuliers. Cette co-opération serait particulièrement utile pour les OING qui n'ont qu'un petit volume mensuel de données. Cependant, une telle coopération devrait être établie dans un avenir proche, avant que la spécification du programme soit achevée.

C'est au moment où la spécification est achevée, qu'il serait possible de solliciter des offres permettant d'établir le coût précis pour les travaux mensuels de chaque organisation participante. Toutes les études préparatoires à cette spécification ne comportent aucun engagement ni aucun frais, visà-vis des services bureaux.

Le recours à un service à façon

Le service à façon met un équipement coûteux à la portée de ceux qui recherchent un équipement complexe mais qui n'en auraient l'usage que quelques heures par jour ou par mois. Il y a plusieurs sortes de services spécialisés. Ils peuvent être classés tout d'abord selon le travail qu'ils effectuent et l'équipement qu'ils possèdent :

  • service de secrétariat, d'administration, de comptabilité.
  • service bureau à équipement classique à cartes perforées.
  • service bureau d'ordinateurs.

Ces deux derniers peuvent en outre être classés selon la nature de l'organisation qui les régit et les buts qu'ils poursuivent :

  • les sociétés construisant les ordinateurs ont, en général, à leur siège principal, un bureau de travail à façon destiné soit à aider leurs clients lors de l'installation de leurs propres ordinateurs, soit à tester des programmes ou à contribuer à la promotion de la vente.
  • certaines de ces sociétés possèdent un ordinateur affecté principalement au travail à façon et qui ne sert qu'accessoirement à la promotion de vente.
  • il existe des bureaux commerciaux de service à façon qui louent des ordinateurs à des sociétés les produisant, mais qui sont pour le reste complètement indépendants de celles-ci.
  • des a.s.b.l. ou des sociétés coopératives ont été créées par des organismes industriels ou commerciaux pour former un bureau de service à façon pour leur usage propre. Il est possible de se joindre à une telle organisation, qui est sans but lucratif,
  • de nombreuses sociétés commerciales n'ont pas le plein emploi de leurs ordinateurs. Il est possible de s'arranger avec elles et de faire effectuer une certaine quantité de travaux sur base contractuelle. Cette solution s'avère souvent moins chère que le recours à un bureau commercial. _ il arrive que des universités ou établissements de recherche scientifique n'aient pas le plein emploi de leurs ordinateurs. Il est possible de s'arranger en vue de faire effectuer une certaine quantité de travail sur base contractuelle.

Utilisation du service à façon.

a. Première analyse et création d'un dossier :

  • il importe, lorsque l'on traite des données, de pouvoir définir clairement le but à atteindre pour l'emploi de méthodes plus complexes. A cet égard, il est utile de s'entretenir du problème avec un expert d'un ou de plusieurs services à façon, ou appartenant à une société indépendante de technique d'organisation.
  • lorsque le problème a été circonscrit, l'on peut établir un ensemble d'instruments (un "programme" pour l'ordinateur) et essayer celui-ci à la lumière de toutes les exigences et exceptions d'un problème particulier. Si le problème est complexe, plusieurs programmes peuvent être requis.
  • afin de pouvoir être traitées sur ordinateur et à la vitesse à laquelle ceux-ci opèrent, il, est nécessaire de transposer sur cartes perforées les données dactylographiées sur des fiches ou des documents. En d'autres mots, il y a lieu de convertir les fichiers en bandes ou disques magnétiques.
  • à partir de ce stade, il est possible d'effectuer les opérations requises à intervalles réguliers journaliers ou mensuels.

b. Opérations courantes :

Le nouveau procédé permet de traiter très rapidement les informations qui arrivent chaque jour à l'OING., tels que changements d'adresses, etc... Toute opération de routine est confiée à l'ordinateur, le personnel peut se consacrer aux décisions créatives uniquement. Pour une facture par exemple, il suffirait d'indiquer le numéro du client ou du membre, le numéro de code de la publication commandée, et la réduction à laquelle il a droit. Ces données seraient portées sur une carte perforée. Ceci peut se faire soit dans les bureaux de l'OING si la fréquence de telles opérations justifie l'acquisition de l'équipement nécessaire, soit au bureau de service à façon. Il en va de même de toutes les modifications du mois.

  • l'opération serait effectuée chaque mois peuttre en une demi-heure d'utilisation d'ordinateurs, et les factures imprimées seraient ensuite envoyées à l'OING, avec le décompte mensuel.
  • le personnel est disponible de la sorte en vue de travaux créatifs non routiniers, plus importants en vue de la promotion des objectifs de l'OING.

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